Organisée, polyvalente et dotée d’un excellent sens de la communication, l’Assistante Administrative joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des entreprises qu’elle accompagne.

Vous envisagez de vous lancer dans cette spécialisation et vous vous demandez par où commencer ?

Cet article vous guide à travers les étapes indispensables pour devenir Assistante Administrative, des formations requises aux compétences clés à acquérir.

On découvre tout cela ensemble ?

Devenir Assistante Administrative : tout ce qu’il faut savoir

Une Assistante Administrative, qu’est-ce que c’est ?

C’est très simple : l’Assistante Administrative est une professionnelle indispensable au bon fonctionnement des entreprises, petites, moyennes ou grandes.

Son rôle principal est d’assurer la gestion des tâches administratives courantes, ce qui permet ainsi aux autres membres de l’équipe de se concentrer sur leurs missions principales.

Cette activité administrative se distingue par la polyvalence des tâches. Elles peuvent aller de la gestion des courriers et des emails à l’organisation des réunions, en passant par la préparation des documents administratifs.

Enfin, retenez qu’une Assistante Administrative est souvent le point de contact principal pour les communications internes et externes. Elle a donc une mission très importante, notamment en ce qui concerne la coordination et l’efficacité des opérations de l’entreprise.

Quelles sont les missions de l’Assistante Administrative ?

Toutes les assistantes qui se lancent en freelance ont souvent comme tronc commun le domaine administratif. C’est ce qui constitue la base de notre activité, en quelque sorte.

D’ailleurs, lorsque je me suis lancée en freelance, j’ai basé mon positionnement sur l’organisation administrative à distance, en sachant que j’avais 15 ans d’expérience dans ce domaine exercé avec passion !

Mais alors, quelles sont les missions d’une Assistante Administrative ? Elles peuvent varier en fonction de la taille et du secteur de l’entreprise, mais certaines tâches sont néanmoins récurrentes :

• Gestion des communications (réception, tri et diffusion des courriers, gestion des emails, prise en charge des appels téléphoniques…)
• Organisation des réunions et événements (planification, envoi des convocations, préparation des dossiers, prise de notes…)
• Gestion des documents (rédaction de lettres, comptes-rendus, rapports, gestion des archives physiques et numériques….)
• Gestion administrative (suivi des dossiers clients, gestion des commandes et des fournitures, traitement des factures et des notes de frais….)

Comme vous pouvez le constater, l’Assistante Administrative doit être capable de jongler entre plusieurs responsabilités tout en restant organisée et efficace !

Quelle formation pour devenir Assistante Administrative ?

C’est décidé, vous souhaitez devenir Assistante Administrative ? Vous allez alors pouvoir vous orienter vers différents types de formation.

Tout d’abord, on retrouve des cursus universitaires comme, par exemple :

• Un BTS Support à l’Action Managériale (SAM, anciennement BTS Assistant de Manager)
• Un BTS Gestion de la PME (ancien BTS Assistant de Direction)
• Un BTS Gestion des Petites et Moyennes Entreprises (GPME)
• Un BUT gestion administrative et commerciale des organisations
• Un BUT gestion des entreprises et des administrations

Ces diplômes permettent d’acquérir des compétences approfondies en gestion administrative et en organisation. Ils ont désormais de nouvelles appellations mais, dans mes souvenirs, les BTS Assistant de Direction et Assistant de Manager étaient les voies privilégiées pour exercer les professions liées à l’assistanat.

Il existe également des formations certifiantes, axées sur les outils bureautiques, la gestion documentaire ou encore la communication professionnelle pour celles qui souhaitent se reconvertir ou améliorer leur savoir-faire.

À savoir : les diplômes ne sont pas indispensables pour se lancer en tant qu’Assistante Administrative en freelance. En réalité, l’expérience est largement privilégiée ! Selon moi, l’idéal est d’avoir au moins 2 à 5 ans d’expérience avant de démarrer une carrière indépendante, pour pouvoir bénéficier d’une solide expérience dans le domaine. D’ailleurs, les élèves que j’accompagne ont entre 10 et 15 ans d’expérience, voire plus… Et ce sont celles qui réussissent le mieux !

Enfin, dernière option si vous avez déjà les compétences administratives nécessaires, mais que c’est plus l’aspect entrepreneurial qui vous effraie le plus : rejoindre ma formation ”Devenir Assistante Freelance en 90 jours”.

Si vous ressentez le besoin d’être accompagnée pour réaliser avec succès cette transition vers le métier d’Assistante Administrative en freelance ou que vous avez besoin d’aide pour vous lancer en tant qu’indépendante, cette formation est faite pour vous !

Grâce à mon approche pédagogique, un programme adapté à votre profil et des classes virtuelles régulières, vous aurez toutes les clés nécessaire pour développer votre activité sereinement !

Soyez attentive à votre choix, car c’est en suivant une formation adaptée que vous serez en mesure de vous positionner sur le marché en tant qu’Assistante Administrative compétente et qualifiée.

Les qualités et compétences requises pour devenir Assistante Administrative

Pour exceller en tant qu’Assistante Administrative, vous devez avoir connaissance des qualités et compétences qui sont indispensables.

Tout d’abord, une bonne organisation, car la capacité à structurer efficacement les tâches et à gérer votre temps est essentielle. Il est absolument nécessaire que vous sachiez prioriser les urgences, tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers en cours.

Ensuite, la polyvalence et l’adaptabilité. En effet, face à la diversité des missions, l’Assistante Administrative doit être capable de passer rapidement d’une tâche à une autre et de s’adapter à différents environnements de travail.

Vous devez aussi posséder une certaine aisance à l’écrit, tant pour la rédaction de documents que pour la communication avec vos collaborateurs et clients.

Enfin, il vous sera très souvent demandé d’avoir des compétences en bureautique. La maîtrise des logiciels comme Word, Excel ou PowerPoint, et des outils de gestion électronique de documents est ainsi un atout incontournable.

Devenir Assistante Administrative en freelance : quels avantages et inconvénients ?

Les avantages

L’un des principaux attraits de devenir Assistante Administrative en freelance est l’autonomie. C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles j’ai décidé de me lancer en freelance, moi aussi !

En tant qu’indépendante, vous avez la liberté de choisir vos clients, d’organiser votre emploi du temps comme vous le souhaitez et de travailler depuis n’importe où ! Cette flexibilité vous permet de mieux concilier vie professionnelle et personnelle, tout en diversifiant vos missions pour éviter la routine.

De plus, l’Assistanat Administratif en freelance vous donne l’opportunité de fixer vos propres tarifs, ce qui, avec l’expérience et la réputation, peut vous aider à générer un revenu plus conséquent que dans un poste salarié.

Les inconvénients

Cependant, je dois vous prévenir : travailler en freelance comporte aussi son lot d’inconvénients…

Le premier d’entre eux est sans doute l’instabilité financière, car votre “salaire” d’Assistante Virtuelle, c’est-à-dire les revenus que génère votre entreprise, n’est pas garanti et peut varier d’un mois à l’autre.

Autre inconvénient majeur : l’isolement. Travailler seule est parfois pesant, surtout si vous avez besoin d’un environnement social stimulant.

Enfin, la charge administrative peut s’avérer lourde : en tant que freelance, vous êtes non seulement responsable de vos missions, mais aussi de la gestion de votre structure (facturation, comptabilité, prospection…). Ce double rôle est parfois source de stress, surtout si vous débutez en tant qu’indépendante.

Vous l’avez sûrement compris en lisant cet article : devenir Assistante Administrative en freelance est une aventure qui vous offre :

• Une autonomie précieuse
• La possibilité de choisir vos missions
• L’opportunité de diversifier vos compétences grâce à des missions variées

Ce métier, en pleine expansion, vous permet également de conjuguer indépendance professionnelle et épanouissement personnel au quotidien. Mais attention à ne pas sous-estimer les défis, comme la gestion de l’instabilité financière ou la solitude inhérente à ce statut !

Ce qu’il vous reste à faire à présent ?

Trouver des clients pour réaliser vos premières missions en tant qu’Assistante Administrative Indépendante.

Et si vous ne savez pas par où commencer, j’ai le guide parfait pour vous : 7 actions concrètes à réaliser pour trouver plus de clients !