En tant qu’Assistante Freelance, la gestion du temps est une compétence essentielle pour maintenir votre productivité et atteindre vos objectifs professionnels.

Parce que oui, travailler de manière autonome offre une grande liberté, mais cela vient également avec la responsabilité de bien organiser son emploi du temps !

Rassurez-vous, j’ai tout prévu pour vous aider : dans cet article, je détaille 6 conseils pratiques, ainsi qu’une astuce bonus, pour vous aider à mieux gérer votre temps en freelance.

De la planification de vos journées à l’utilisation de techniques de productivité parfois méconnues, vous découvrirez des stratégies concrètes pour améliorer votre efficacité. Sans oublier de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et personnelle !

1. Planifier ses journées à l’avance

Une des premières actions que je vous recommande de mettre en place pour mieux gérer votre temps en tant que freelance est de planifier vos journées à l’avance.

Qu’est-ce que j’entends par là ?

Vous gagnerez en efficacité si, chaque jour, vous commencez votre journée de travail en sachant exactement ce que vous avez à faire. À l’inverse, si vous vous installez à votre bureau sans objectifs concrets, vous risquez de perdre du temps et de procrastiner…

Comment faire concrètement pour planifier vos journées à l’avance ?

Dans un premier temps, définissez vos jours et horaires de travail :

• jours en semaine
• week-ends
• horaires de bureau ou en décalé

Si vous êtes seule ou avez des enfants, ou si vous êtes plutôt du matin ou du soir, vous pouvez choisir de travailler à des moments différents.

Vous êtes maman et vous avez parfois du mal à concilier vie pro et vie perso ? Découvrez cet article, fait pour les Assistantes Freelance et Mamans !

Une fois que vous avez établi un planning type, listez chaque semaine toutes les tâches que vous devez réaliser, aussi bien professionnelles que personnelles. Vous devez avoir une vue d’ensemble de ce que vous avez à faire au quotidien. C’est de cette manière que vous pourrez visualiser vos priorités et vous organiser en conséquence.

Enfin, je vous recommande d’utiliser un agenda, qu’il soit papier ou digital, pour planifier l’intégralité de vos tâches professionnelles sur vos plages horaires de travail. Sans oublier de laisser quelques espaces vides pour les imprévus… Votre semaine est prête !

Une dernière astuce que je mets moi-même en pratique : prenez un temps, chaque fin de semaine ou fin de journée, pour planifier les jours qui suivent. Cela vous permettra d’alléger votre charge mentale.

2. Prioriser ses tâches pour bien gérer son temps en freelance

En plus de savoir gérer votre temps en freelance, il est indispensable de prioriser vos tâches.

En effet, vous devez toujours commencer par les tâches les plus importantes et les plus urgentes pour maximiser votre productivité.

Pour cela, la matrice d’Eisenhower est un outil très efficace, qui vous évite de vous disperser et de perdre du temps.

Son fonctionnement est simple. C’est une sorte de tableau, qui contient 4 quadrants :

• important et urgent
• important, mais pas urgent
• pas important, mais urgent
• pas important et pas urgent

En répartissant chacune de vos tâches dans cet outil de gestion du temps, vous pouvez rapidement identifier celles qui nécessitent votre attention immédiate et celles qui peuvent être reportées ou déléguées.

Vous l’avez compris : la matrice d’Eisenhower vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment, ce qui est vital pour bien gérer votre temps.

3. Utiliser une technique de productivité pour gagner en efficacité

Pour améliorer votre productivité et éviter au maximum de procrastiner, vous pouvez utiliser une de ces 3 techniques, qui font partie de mes favorites.

La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps basée sur l’usage d’un minuteur.

Elle consiste à travailler pendant une période de 25 minutes, suivie d’une courte pause de 5 minutes. Après 4 sessions (25 minutes de travail + 5 minutes de répit), vous prenez une pause plus longue d’une quinzaine de minutes.

Cette technique favorise la concentration, en limitant les distractions et en alternant des périodes de travail intense et de pauses pour recharger efficacement vos batteries.

La technique des 5 minutes

La technique des 5 minutes consiste à consacrer seulement 5 minutes à une tâche que vous trouvez difficile ou ennuyeuse. Le type de tâche qu’on a souvent tendance à repousser indéfiniment…

Souvent, une fois que vous avez commencé, vous vous rendez compte que cela était finalement plus simple que vous ne le pensiez.

Cette méthode vous aide ainsi à surmonter la procrastination et à vous mettre en action plus rapidement.

Le batching

Vous avez déjà entendu parler du batch-cooking, cette méthode qui consiste à cuisiner en 2h tous les repas de la semaine ?

Le batching suit exactement le même principe, mais pour votre activité d’Assistante Freelance !

Je m’explique : “batcher” consiste à regrouper des tâches similaires et à les exécuter ensemble pendant une période définie.

Par exemple, vous répondez à tous vos e-mails le matin entre 9h et 10h plutôt que de les traiter tout au long de la journée.

Cette approche réduit les interruptions et vous permet de vous concentrer sur une seule catégorie de tâches à la fois, ce qui améliore votre efficacité globale.

Utilisées conjointement ou séparément, ces 3 techniques de productivité vous aident à gagner en efficacité dans la gestion de votre temps en freelance.

4. Connaître son chronotype pour mieux gérer son temps et être plus productive

La connaissance de votre chronotype, c’est-à-dire votre rythme biologique naturel, peut grandement influencer votre efficacité au quotidien.

En effet, votre chronotype détermine les moments de la journée où vous êtes le plus alerte, concentrée et productive.

Selon le Dr Michael Breus, expert en chronobiologie, il en existe 4, que je vous explique rapidement ci-dessous :

• l’ours, qui correspond aux personnes avec un rythme de sommeil classique, performantes dans la matinée et l’après-midi
• le lion, pour les personnes matinales qui sont productives très tôt le matin
• le dauphin, qui rassemble les petits dormeurs et insomniaques, qui ont des rythmes souvent irréguliers
• le loup, pour les personnes “couche-tard” qui sont plus efficaces et créatives le soir, voire dans la nuit

En comprenant votre chronotype, vous pouvez mieux organiser votre journée et votre temps de travail. Vous tirez ainsi parti de vos périodes de pic de performance.

Par exemple, si vous êtes un lion, il sera peut-être pertinent de planifier vos tâches les plus importantes le matin, lorsque vous êtes le plus efficace.

Vous vous interrogez sur votre chronotype ? Il existe des questionnaires en ligne pour vous aider à le déterminer, comme ce test, par exemple.

5. Gérer son temps en freelance en faisant régulièrement des pauses

Cela vous paraît peut-être contre-productif, mais il est très important de prendre régulièrement des pauses au cours de votre journée de travail. C’est ce qui vous permet de maintenir votre niveau d’énergie, votre concentration et votre productivité.

En effet, des périodes prolongées de travail sans interruption peuvent entraîner une fatigue mentale et physique, ce qui nuit à votre efficacité globale.

Si vous n’utilisez pas la méthode Pomodoro, qui permet d’intégrer des pauses dans vos cycles de travail, je vous conseille de vous accorder des moments de repos réguliers.

Par exemple :

• quelques minutes toutes les heures
• après avoir fini une tâche importante et énergivore
• lorsque vous sentez que votre concentration faiblit

Aussi, profitez de vos pauses pour vous détendre et vous ressourcer. De préférence, loin des écrans ! Vous pouvez :

• pratiquer des techniques de relaxation (méditation, respiration…)
• réaliser quelques étirements pour relâcher la tension musculaire
• sortir marcher 15 minutes
• etc.

C’est en intégrant des pauses régulières dans votre planning que vous pourrez gérer votre temps de manière optimale tout au long de la journée.

6. Éviter les distractions pour rester concentrée

Les distractions sont l’ennemi numéro 1 de la productivité pour une Assistante Freelance !

Pour les éviter au maximum, prenez tout d’abord le temps d’identifier ce qui vous détourne le plus de votre travail.

Notifications sur le téléphone, réseaux sociaux, bruit, tâches domestiques… Une fois identifiées, vous pouvez travailler à éliminer ces distractions ou, au moins, à les réduire.

Et pour cela, voici quelques conseils :

• Utilisez des outils de blocage de sites web ou d’applications pour limiter votre accès aux distractions en ligne pendant vos périodes de travail
• Créez un environnement de travail calme et propice à la concentration en réduisant les bruits environnants et en éliminant les distractions visuelles
• Planifiez des temps dédiés aux tâches de la maison et aux loisirs pour éviter d’être tentée de les faire pendant vos heures de travail

En minimisant les distractions, vous pouvez rester concentrée sur vos tâches importantes et vos projets clients.

Astuce bonus : tracker son temps et ses heures de travail

Pour une Assistante Freelance, le temps est une des ressources les plus précieuses. C’est pourquoi je vous recommande de toujours surveiller votre temps de travail grâce à l’utilisation d’un time-tracker.

Cet outil vous permet de :

• voir précisément ce que vous faites de votre temps et comment le gérer au mieux
• identifier les moments où vous êtes le plus efficace, pour ensuite planifier vos tâches importantes pendant ces périodes de performance accrue
• donner une valeur concrète à chaque tâche que vous accomplissez
• planifier vos journées de manière plus réaliste et ainsi éviter d’accumuler du retard et de la fatigue

En résumé, en utilisant un tracker de temps, vous pouvez mieux gérer votre temps, mais aussi optimiser votre travail et maximiser votre productivité en tant qu’Assistante Freelance.

Vous avez pris connaissance de ces 7 conseils pour mieux gérer votre temps en freelance ?

Félicitations !

Maintenant, il vous faut les mettre en pratique : c’est ainsi que vous deviendrez une Assistante Freelance plus productive.

Et n’oubliez pas que la maîtrise du temps est un apprentissage continu… Testez ces techniques, adaptez-les à votre propre rythme de travail et observez les résultats positifs se manifester dans votre vie quotidienne.

Vous aurez peut-être des réajustements à faire, et c’est normal. L’organisation parfaite n’existe pas ! Seule l’organisation qui vous convient doit avoir de l’importance à vos yeux.

Vous ressentez le besoin d’être accompagnée pour faire face aux défis de l’Assistanat Virtuel en freelance ?

Je vous comprends. C’est d’ailleurs pour cela que j’ai créé ma formation Devenir Assistante Freelance en 90 jours, un programme pour vous aider à concilier liberté, autonomie et indépendance en exerçant le métier d’Assistante Freelance.