Lorsque les premières missions professionnelles se sont proposées à moi, bien que ravie, je me suis retrouvée en difficultés. J’étais partagée entre deux courants, devais-je privilégier la quantité et accepter un maximum de missions ou au contraire choisir avec soin chaque mission selon des critères de sélection qualitatifs ? En pesant le pour et le contre et pour mettre fin à mes doutes, je vous invite à découvrir les 5 éléments clés qui me semblent importants de valider avant d’accepter une mission professionnelle.

1- Faire preuve de vigilance

Avant de collaborer avec un client qui fait appel à vous, veillez à rester vigilante. Cela paraît évident mais ce point mérite tout de même votre attention. En effet, en tant qu’Assistante Freelance et dans le cadre de vos prospections commerciales, vous serez amenée à poster et répondre à des annonces professionnelles pour élargir votre clientèle. Malgré tout, nul n’est à l’abri de tomber sur une personne mal intentionnée. En cas de doute, rien ne vous empêche de vérifier l’existence d’une société en tapant son nom sur Infogreffe.fr (Registre du Commerce et des Société rattaché au greffe du Tribunal de Commerce). Cette démarche vous permettra de vérifier non seulement l’activité de l’entreprise, son adresse postale, sa forme juridique mais aussi et surtout le numéro de SIRET de la société recherchée.

Pour vous donner un exemple, suite à la parution d’une de mes annonces professionnelles en ligne, j’ai été contactée par une personne intéressée par mes services. Lors de notre premier échange téléphonique, j’ai pris soin de recueillir son nom, son prénom, sa profession, ainsi que l’adresse postale de sa société. Avant d’envisager une éventuelle rencontre, il me semblait important de me renseigner auprès de mon ami « Google » qui a pris soin de me confirmer que cette personne était bien Docteur en Chirurgie Dentaire à l’adresse communiquée. J’en ai également profité pour jeter un oeil furtif sur les commentaires laissés par ses patients. En réalité, le nombre d’étoiles m’importait peu, quelle soit bonne ou mauvaise, chaque expérience reste unique puisque l’on ne peut pas plaire à tout le monde. Confiante et rassurée au départ, le rendez-vous s’est bien passé et notre collaboration s’est poursuivie dans le temps.

2- Envisager une première rencontre avec le client

Dans la mesure du possible et selon votre zone géographique, il serait judicieux de proposer un premier entretien physique à votre futur client, même si vous être amenés à collaborer à distance. Pour la suite des opérations, vous n’êtes pas obligés de vous voir régulièrement mais au moins, cette entrevue sera l’occasion de poser les bases de votre collaboration. Durant cet échange, saisissez l’occasion de vous présenter en expliquant votre parcours illustré d’exemples concrets. Mettez-vous à la place du client qui vous rencontre pour la première fois et qui aimerait s’assurer que vous êtes une personne fiable. Se voir confier la gestion d’un porte feuille clients ou la coordination de fichiers confidentiels mérite la plus grande attention. Il serait donc dommage de négliger cette première rencontre car en général et vous le savez, on se fie facilement à la première impression. Profitez-en pour demander un complément d’information sur la nature de la mission confiée et quelques précisions utiles à l’établissement de votre devis.

3- Connaître la durée et la fréquence de la mission proposée

Vous êtes sur le point d’accepter une première mission qui semble correspondre à vos attentes. Oui mais voilà, avant de vous précipiter sur l’offre qui se présente, avez-vous pensé à délimiter au préalable un secteur géographique ? Pour ne pas vous retrouver à accepter toutes les missions qui vous passent sous le nez, il conviendrait de définir avec précision des critères de choix, à savoir : le lieu de la mission proposée pour évaluer le temps de trajet, s’agit-il d’une mission régulière ou ponctuelle ? Pour vous organiser au mieux, n’oubliez pas de vous renseigner auprès du client pour connaître le volume horaire mensuel à prévoir. Il convient de définir  également si vous privilégiez les missions gérées à distance (depuis votre domicile) ou si au contraire vous préférez collaborer directement sur site au sein de l’entreprise. Ces éléments portés à votre connaissance vous permettront de choisir avec soin un mode de communication adapté. Pour ma part, j’utilise des outils de communication simples et intuitifs comme Skype et Google Hangouts, pour échanger à distance avec l’un de mes clients qui vit au Canada.

4- Etablir un devis détaillé

Après avoir annoncé au client la valeur de vos prestations et l’organisation que vous prévoyez de mettre en place pour répondre à ses besoins, il ne reste plus qu’à définir le prix de votre service. Pour cela vous devez être sûre de vos tarifs pour être en mesure de négocier librement avec le client. Point important à ne pas négliger : même-si le client semble réceptif à l’offre que vous proposez,  avant de vous engager sur une prestation, veillez à toujours établir un devis qui retrace l’objet de la mission pour laquelle le client fait appel à vos services. Pour quelles raisons ? En cas de pépins ou si le client décide pour X ou Y raisons de ne pas vous régler le montant de la prestation, vous aurez travaillé pour rien et il vous sera impossible de justifier la perte de ce revenu. Pour ne pas vous exposer à ce risque, je vous recommande vivement d’adresser un devis à votre client. Après signature du devis et validation de la mention « bon pour accord » vous pourrez commencer sans risque la mission confiée.

5- Refuser la mission si non conforme à vos attentes

N’hésitez pas à refuser une mission si celle-ci ne correspond pas à vos attentes. Rappelez-vous des objectifs que vous vous êtes fixée en début d’activité et prenez-les comme un engagement pour assurer la pérennité de votre activité. Selon la règle 80-20 qui relève du Principe de Pareto, mieux vaut se consacrer à une petite quantité de clients qui honorent le règlement de vos factures plutôt que de s’attarder sur une ribambelle de clients qui réclament de la qualité mais qui rechignent à vous payer. Autrement dit, il serait judicieux de se concentrer sur 20% de vos clients qui vous amèneront 80 % de votre chiffre d’affaires.

Il est clair que si vous vous retrouvez à accepter toutes les missions sans tenir compte de la rentabilité de chacune, vous prenez le risque de devenir esclave de votre activité. Ne vous laissez pas envahir par la peur de vous retrouver sans clients. Mieux vaut ne pas avoir de missions et être libre de son temps plutôt que d’avoir plusieurs clients mais de ne pas parvenir à joindre les 2 bouts en fin de mois. Il m’est arrivé de renoncer à des missions pour plusieurs raisons. Soit parce que le mode de règlement n’était pas adapté à mes besoins (chèquier CESU) ou encore parce que la mission proposée ne correspondait pas à mon feu sacré* (prospection téléphonique, comptabilité).

Maintenant, vous connaissez les 5 éléments clés à valider avant d’accepter une mission professionnelle. En quoi ces éléments sont importants ? C’est de cette façon que vous allez vous constituer une clientèle de qualité et pérenniser votre activité dans le temps. Dites-moi dans les commentaires si vous vous appuyez sur des critères précis avant d’accepter une mission ? Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager, accompagné d’un petit pouce bleu. J’espère vivement qu’il vous aidera dans le choix de vos prochaines missions.

Merci de votre fidélité et à très vite !

*Feu sacré : terme qui désigne les activités que nous aimons faire et pour lesquelles nous avons un talent particulier.