24 outils indispensables pour une Assistante Virtuelle en freelance

24 outils indispensables pour une Assistante Virtuelle en freelance

Vous êtes Assistante Freelance ? Vous recherchez des outils pour optimiser votre efficacité et votre productivité au quotidien ?

Ne cherchez plus !

Dans cet article, je vous présente une sélection de 24 outils, qui font partie des indispensables pour une Assistante Virtuelle.

L’objectif ? Qu’ils facilitent votre travail au quotidien et vous permettent de fournir un service de qualité à vos clients.

N’attendez plus pour les découvrir !

4 outils pour gérer ses projets d’Assistante Virtuelle en Freelance

Vous jonglez avec plusieurs projets à la fois et vous avez besoin de mieux organiser vos tâches pour collaborer efficacement avec vos clients ?

Ces outils de gestion de projet vont vous simplifier la vie et vous permettre de garder le contrôle sur vos missions.

1. Notion

Notion est une plateforme polyvalente qui combine :

  • La prise de notes
  • La gestion de projet, avec des bases de données personnalisées et des tableaux de bord interactifs pour visualiser votre progression
  • La collaboration en équipe et le partage d’informations en toute sécurité
  • Et bien plus encore !

C’est l’outil idéal pour une Assistante Virtuelle en freelance !

choisir notion comme logiciel de gestion de projet

Et ce qui est très bien fait, c’est que vous pouvez utiliser des modèles préconçus, mis à disposition sur la plateforme, ou créer vos pages de zéro, pour qu’elles correspondent à 100% à vos besoins.

Notion a été lancé en 2016 par une entreprise américaine, mais c’est depuis 2020 que l’outil a réellement commencé à se faire connaître des utilisateurs français. Ainsi, de plus en plus d’entrepreneurs et chefs d’entreprise l’utilisent pour gérer leur quotidien professionnel.

Prix : version gratuite jusqu’à 10 invités puis 7,50€ par mois et par utilisateur.

Disponible sur tous les navigateurs, et sur application mobile et desktop (Mac et Window).

2. Trello

Trello est un outil intuitif de suivi des tâches, inspiré de la méthode Kanban. Cette méthode, créée par Toyota, est basée sur la visualisation des tâches et permet d’augmenter son efficacité au quotidien.

Comment cela fonctionne exactement ?

Les tâches que vous créez dans Trello sont représentées par des cartes que vous déplacez de colonne en colonne pour indiquer leur état d’avancement. Par exemple, vous pouvez mettre en place 4 colonnes :

  • À faire
  • En cours de réalisation
  • À vérifier
  • Terminé

Pourquoi Trello est-il un outil de gestion de projet efficace pour une Assistante Freelance ?

Car il vous permet de :

  • Mettre en place des tableaux pour chaque projet
  • Ajouter des listes de tâches et des étiquettes pour organiser vos missions
  • Inviter vos clients et votre équipe à collaborer en temps réel
  • Suivre facilement l’avancement de vos tâches grâce à une interface conviviale et des fonctionnalités de glisser-déposer

Prix : version gratuite limitée à 10 tableaux. Version payante à partir de 5$ par mois et par utilisateur.

Disponible sur tous les navigateurs et via l’application mobile et ordinateur.

3. ClickUp

decouvrez les fonctionnalites du logiciel de gestion de projet clickup

ClickUp est une solution complète de gestion de projets qui propose des fonctionnalités comme :

  • La planification des tâches
  • Le suivi du temps
  • L’attribution de deadlines et de responsables selon les tâches à réaliser
  • La création de tableaux de bord personnalisables
  • Etc.

Si vous utilisez cet outil en tant qu’Assistante Virtuelle, vous pouvez gérer l’intégralité de vos projets clients en quelques clics !

Prix : gratuit jusqu’à 100 Mo de stockage puis 7$ par mois et par utilisateur.

Disponible sur les navigateurs web et sur application mobile (Mac et Windows).

4. Monday.com

Monday.com est une plateforme de gestion de projet intuitive qui vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre vos missions en temps réel.

Cet outil de gestion de projet vous fait gagner un temps fou, notamment via :

  • Des modèles prédéfinis pour facilement mettre en place vos projets
  • La génération de rapports automatiques lors des mises à jour des projets
  • La possibilité de collaborer avec vos clients ou votre équipe en temps réel
  • Des fonctionnalités de discussion et de commentaire intégrées

Prix : gratuit jusqu’à 3 tableaux pour 2 collaborateurs maximum, puis à partir de 9€ par utilisateur et par mois.

Disponible sur tous les navigateurs web et via l’application iPhone et Android.

Les outils pour communiquer avec ses clients

Une bonne communication est indispensable pour réussir à bien gérer votre relation client. Voici donc 4 outils pour rester en contact avec vos clients, échanger des informations et répondre rapidement à leurs besoins.

5. Zoom

Zoom est une plateforme de visioconférence qui vous permet d’organiser des réunions en ligne avec vos clients.

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités qui vous seront utiles :

  • Planification des rendez-vous
  • Partage d’écran pour présenter des informations
  • Chat pour communiquer en direct
  • Enregistrement de la réunion pour conserver une vidéo replay
  • Etc.

Zoom est l’outil idéal pour vos réunions professionnelles en tant qu’Assistante Virtuelle Indépendante.

Prix : gratuit pour des réunions limitées à 40 minutes. Version payante à partir de 139,90€ par an.

Disponible via le web et les applications mobile et desktop.

6. WhatsApp

Vous utilisez peut-être déjà WhatsApp dans le contexte personnel, mais cette application de messagerie instantanée vous permet également de communiquer avec vos clients.

C’est l’outil parfait pour envoyer des messages texte ou audio , des photos et des fichiers en toute simplicité. Sans oublier les fonctionnalités de groupe, pour organiser des discussions avec plusieurs clients à la fois.

Autre information à savoir : WhatsApp propose des fonctionnalités de chiffrement de bout en bout pour garantir la sécurité de vos communications.

Prix : gratuit. Version Business disponible, tarif selon les conversations.

Disponible via les applications mobile et ordinateur, Mac et Windows.

7. Slack

Si vous aimez le principe de WhatsApp, vous allez adorer Slack !

C’est une plateforme de communication professionnelle qui vous permet de collaborer avec vos clients et votre équipe en temps réel.

Son avantage par rapport à une messagerie instantanée ?

La possibilité de créer des canaux de discussion pour organiser vos conversations par projet. Idéal pour s’y retrouver facilement et ne pas passer à côté d’informations importantes.

Slack permet également :

  • Le partage de fichiers et de liens
  • La réalisation d’appels vidéos directement sur la plateforme
  • L’intégration avec d’autres outils de productivité, ce qui en fait un hub central pour toutes vos communications professionnelles

Prix : version gratuite avec un historique des messages limité à 90 jours. Version payante à partir de 6,75€ par mois.

Disponible via n’importe quel navigateur web, ainsi que sur les applications mobile et ordinateur.

8. Loom

Vous ne connaissez pas Loom ?

Vous allez vite adopter cet outil très pratique pour votre activité d’Assistante Virtuelle, j’en suis certaine !

Ce logiciel de capture d’écran et d’enregistrement vidéo vous permet de communiquer avec vos clients de manière visuelle et interactive. Vous pouvez ainsi enregistrer des tutoriels vidéo pour expliquer un process, faire des démos ou partager l’avancée de votre travail facilement.

Loom propose également des fonctionnalités de commentaires intégrées, ce qui vous permet de recueillir rapidement des retours de la part de vos clients.

Prix : gratuit jusqu’à 25 vidéos de 5 minutes maximum par personne. Version payante à partir de 12,50$ par mois et par créateur.

Disponible via l’application Loom sur Mac ou Windows.

Communiquer avec vos clients, c’est important. Mais encore faut-il avoir des clients, n’est-ce pas ?

Si vous rencontrez des difficultés dans ce domaine, j’ai la solution pour vous !

S’organiser au quotidien avec ces 5 outils d’Assistante Virtuelle

Pour une gestion efficace de votre emploi du temps et de vos tâches quotidiennes, faites confiance à ces 5 outils !

Ils sont là pour vous aider à planifier vos missions, à gagner en efficacité et à rester organisée tout au long de la journée.

9. Google Agenda

Google Agenda est un outil de planification et de gestion du temps très utile pour les Assistantes Virtuelles Freelance.

Il vous permet de :

  • Créer des événements, des rappels et des tâches
  • Partager votre emploi du temps avec vos clients et collègues
  • Synchroniser vos rendez-vous sur tous vos appareils

Aussi, grâce à ses fonctionnalités de partage et de collaboration, vous pouvez facilement planifier des réunions avec vos clients.

Tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre emploi du temps de manière efficace !

Prix : gratuit jusqu’à 15 Go de stockage.

Disponible via un navigateur web et sur l’application mobile (iPhone et Android).

10. Todoist

Todoist est un puissant gestionnaire de tâches qui vous aide à organiser vos projets et vos listes de manière efficace.

Création de to-do lists, ajout d’échéances et de rappels, possibilité de collaborer avec d’autres membres de votre équipe et vos clients…

C’est l’outil parfait pour ne passer à côté d’aucune tâche que vous devez réaliser !

Sans oublier qu’avec ses fonctionnalités de synchronisation multiplateforme, vous pouvez accéder à vos listes de tâches depuis n’importe quel appareil et rester organisée où que vous soyez.

Prix : gratuit jusqu’à 5 projets professionnels, puis abonnement payant à partir de 4€ par mois.

Disponible via l’application Mac ou Windows (mobile et ordinateur).

11. Toogl Track

Toogl Track est un outil de suivi du temps qui vous permet de mesurer et d’analyser le temps que vous passez sur chaque tâche et projet. On parle aussi de “time-tracker”.

Comment cela fonctionne au juste ?

C’est simple : il vous suffit, dès que vous commencez une tâche, de démarrer le chronomètre et de l’arrêter lorsque vous avez terminé.

Vous pouvez ensuite, pour chaque activité :

  • Ajouter des descriptions et des tags
  • L’attribuer à un client
  • Générer des rapports détaillés pour évaluer votre productivité

L’intérêt de tracker votre temps sur Toggl est que vous pouvez identifier les activités qui vous prennent le plus de temps et les moments où vous êtes le plus efficace, pour ainsi optimiser votre emploi du temps. Il vous permet aussi de savoir combien de temps exactement vous travaillez pour un client.

💡 À savoir : si vous oubliez d’éteindre votre chrono (et ça risque de vous arriver au moins une fois au début), l’outil vous envoie un mail pour vous prévenir. Très pratique !

Prix : version gratuite disponible et amplement suffisante. Version payante à partir de 10$ par mois.

Disponible via un navigateur, une extension Chrome, une application mobile et macOS.

12. Spark

Spark est un logiciel de messagerie email avancé qui vous aide à gérer efficacement votre boîte de réception.

En effet, il regroupe vos emails en 3 catégories :

  • Messages qui vous sont adressés par des personnes
  • Newsletters
  • Notifications

Une fonctionnalité vraiment pratique pour voir, d’un seul coup d’œil, les messages les plus importants et prioritaires à traiter.

Vous pouvez également :

  • Regrouper vos emails dans des catégories personnalisées
  • Définir des rappels pour les messages importants
  • Utiliser des réponses intelligentes pour gagner du temps
  • Partager des emails avec vos collègues ou clients et envoyer des réponses collaboratives…
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En bref, Spark est l’outil parfait pour les Assistantes Virtuelles, car il permet une gestion de votre boîte mail efficace et organisée.

Prix : version gratuite disponible. Spark Premium à partir de 5,83€ par mois.

Disponible via l’application mobile et ordinateur (Mac ou Windows).

13. Google Forms

Google Forms est un outil de création de formulaires en ligne. Il vous permet de collecter des informations auprès de vos clients rapidement et facilement.

En quelques clics, vous pouvez :

  • Créer des questionnaires personnalisés
  • Ajouter des questions de différents types (texte, choix multiples, cases à cocher, etc.)
  • Personnaliser le design de votre formulaire
  • Accéder à un rapport statistique qui analyse les réponses

À titre personnel, je l’utilise beaucoup pour recueillir des retours d’expérience et organiser des sondages ou des enquêtes de satisfaction.

Prix : version gratuite suffisante. Compris dans le cadre de Google Workspace.

Disponible via n’importe quel navigateur web.

Les outils pour créer du contenu et promouvoir son activité

Que vous ayez besoin de créer des visuels attrayants, de programmer du contenu à l’avance ou de produire des vidéos et podcasts de qualité, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin avec ces 4 outils.

Vous verrez qu’ils vous seront bien utiles pour promouvoir votre activité et attirer de nouveaux clients de manière professionnelle et efficace.

14. Canva

Photoshop et Indesign vous paraissent être des usines à gaz ?

Je suis certaine que vous allez adopter Canva !

Cette plateforme de design graphique en ligne vous permet de créer facilement des visuels attrayants pour votre activité.

Avec une large gamme de modèles prédéfinis et d’éléments graphiques, vous pouvez concevoir :

  • Des images pour les réseaux sociaux
  • Des infographies
  • Des bannières publicitaires
  • Des documents marketing
  • Et bien plus encore !

Le tout, aux couleurs de votre identité visuelle !

Ses points forts : son interface intuitive et ses possibilités de personnalisation quasi infinies.

Prix : version gratuite disponible. Version payante à 109,99€ par an.

Disponible via un navigateur et l’application mobile (iPhone et Android).

15. Meta Business Suite

Meta Business Suite, anciennement connu sous le nom de Facebook Business Suite, est un outil de gestion de contenu social qui vous permet de programmer et de publier du contenu sur Facebook et Instagram.

Pour communiquer sur ces 2 plateformes, vous pouvez :

  • Créer des publications, des stories, des événements et des annonces publicitaires
  • Les planifier à l’avance pour que ces contenus soient diffusés au moment optimal pour votre audience
  • Mettre en place des annonces publicitaires

Meta Business Suite vous permet également d’analyser et de suivre les performances de vos publications, ce qui est indispensable pour ajuster votre stratégie si besoin.

Prix : gratuit.

Disponible via un navigateur web et via son application mobile (iPhone et Android).

16. Camtasia

Vous avez pour projet de lancer une chaîne YouTube pour promouvoir votre activité d’Assistante Freelance ?

Alors, vous aurez besoin d’un outil comme Camtasia.

Camtasia est un logiciel de capture d’écran et de montage vidéo. Ses nombreuses fonctionnalités vous aident à :

  • Créer des vidéos de formation, des tutoriels, des démonstrations de produits (et plein d’autres choses)
  • Enregistrer votre écran
  • Ajouter des effets spéciaux, des annotations, des transitions, des pistes audio
  • Exporter votre vidéo dans différents formats pour la partager avec votre audience

L’avantage de Camtasia est son interface conviviale, parfaite pour créer du contenu vidéo de qualité.

Prix : 202,50€ par an pour un abonnement individuel ou 337,71€ en paiement unique.

Disponible via l’application Mac ou Windows.

17. Audacity

Vous n’êtes pas fan de la vidéo et vous préférez le format des podcasts ?

Aucun souci, j’ai ce qu’il vous faut !

Audacity est un logiciel d’édition audio gratuit et open source qui vous permet d’enregistrer, de modifier et de mixer des fichiers audio.

Vous pouvez ainsi :

  • Enregistrer votre voix
  • Ajouter des effets sonores, des transitions, et des pistes musicales
  • Exporter votre podcast dans différents formats pour le partager avec votre audience

Bref, c’est le choix idéal pour les Assistantes Virtuelles qui veulent créer leur podcast pour attirer de nouveaux clients !

Prix : gratuit.

Disponible via son application Mac ou Windows.

3 outils pour stocker et partager des documents quand on est Assistante Virtuelle en freelance

Une gestion efficace de vos documents, et de ceux de vos clients, est essentielle pour assurer la fluidité de votre travail.

Découvrez ici mes 3 outils favoris pour stocker et partager vos fichiers en toute sécurité et en toute simplicité.

18. Google Drive

Google Drive est un service de cloud en ligne qui vous permet de stocker et de partager vos fichiers en toute sécurité.

Le principe est simple : avec cet outil, vous pouvez créer, modifier et collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel avec vos clients et collègues. Et tout stocker au même endroit !

Il y a également des fonctionnalités de partage avancées, pour communiquer des fichiers à des personnes spécifiques ou les rendre accessibles à celles qui possèdent le lien de partage uniquement.

De plus, Google Drive propose un espace de stockage généreux et des options de synchronisation automatique.

Vous l’avez compris : c’est un outil indispensable pour les Assistantes Indépendantes qui ont besoin d’accéder à leurs fichiers et à ceux de leurs clients de n’importe où et à tout moment.

Prix : gratuit avec un espace de stockage limité à 15 Go. Options payantes disponibles pour un espace de stockage supplémentaire.

Disponible via n’importe quel navigateur web.

19. Dropbox

Dropbox est une autre option populaire de stockage en ligne, avec des fonctionnalités similaires à Google Drive.

Vous pouvez ainsi stocker, partager et synchroniser vos fichiers sur différents appareils, et accéder à vos documents où que vous soyez.

De plus, Dropbox offre une intégration avec de nombreuses autres applications et services, ce qui vous permet de tirer parti de cet outil très simple d’utilisation.

Prix : gratuit avec un espace de stockage limité à 2,5 Go. À partir de 9,99€ par mois pour 2 To.

Disponible via les navigateurs, l’application mobile et l’application desktop (Mac et Windows).

20. WeTransfer

Vous avez régulièrement besoin d’envoyer des fichiers volumineux à vos clients ?

WeTransfer est pile ce qu’il vous faut !

Ce service de transfert de fichiers, très facile à prendre en main, vous permet d’envoyer des fichiers en quelques clics, que ce soit :

  • Des documents
  • Des images
  • Des vidéos

L’avantage : vous n’avez plus à vous soucier des limitations de poids de vos emails et WeTransfer ne compresse pas vos fichiers. Ainsi, il n’y a aucune perte de qualité.

Prix : gratuit jusqu’à 2 Go.

Disponible sur tous les navigateurs.

4 outils de gestion administrative indispensables

Enfin, je vous recommande d’utiliser des outils d’Assistantes Virtuelles pour simplifier votre gestion administrative. Cela vous permet de gagner un temps précieux et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : proposer un service exceptionnel et un travail de qualité à vos clients.

21. Freebe

La promesse de Freebe est simple : un seul outil pour gérer toute votre activité freelance.

Clients, devis, factures, trésorerie, déclaration URSSAF… Tout est centralisé au sein de cet outil ultra-fonctionnel.

Vous pouvez même mettre en place des automatisations comme la création de factures à intervalles réguliers et leur envoi par email automatique. Idéal pour vos clients fidèles !

Autre point fort : la possibilité de mettre en place un catalogue de prestations, ce qui vous fait gagner du temps lors de la création de vos devis.

Prix : 84€ l’année (paiement annuel) avec possibilité de bénéficier d’un essai gratuit de 30 jours.

Disponible via n’importe quel navigateur et en application mobile (iPhone et Android).

22. Calendly

Vous réalisez régulièrement des appels avec vos clients ?

Fini les échanges de mail interminables pour trouver le bon créneau horaire !

Calendly est un outil de prise de rendez-vous en ligne qui simplifie le processus de planification des réunions avec vos clients.

C’est facile : l’outil partage votre disponibilité en temps réel et permet à vos clients de prendre rendez-vous en quelques clics.

De plus, le logiciel synchronise automatiquement vos calendriers, ce qui évite les doubles réservations et les conflits.

Calendly permet également :

  • La personnalisation des rendez-vous
  • Les rappels automatiques (par mail et / ou sms)
  • Les intégrations avec d’autres outils, comme Zoom, par exemple

Bref, c’est un outil indispensable pour les Assistantes Virtuelles qui veulent gagner du temps et simplifier leur processus de prises de rendez-vous !

Prix : gratuit pour un seul type d’événement et abonnement payant à partir de 10€ par mois.

Disponible via un navigateur web.

23. Docusign

Docusign est une plateforme de signature électronique qui vous permet de signer, envoyer et gérer des documents en toute sécurité et simplicité.

Il vous suffit d’envoyer des contrats, accords ou formulaires à vos clients, et de recueillir leurs signatures électroniques en quelques clics. Un outil efficace, parfait pour une expérience client 5 étoiles et une protection juridique optimale.

Prix : version gratuite disponible pour 2 invitations à signer par mois, puis à partir de 9€ HT par mois pour 10 invitations mensuelles.

Disponible via tous les navigateurs web.

24. Google Workspace (traitement de texte, édition de tableur…)

Google Workspace est une suite d’outils de productivité en ligne qui comprend, entre autres :

  • Gmail, pour gérer vos messages électroniques
  • Google Drive, pour stocker et partager des documents
  • Google Agenda, pour organiser votre planning
  • Google Docs, pour le traitement de texte
  • Google Sheets, pour l’édition de tableurs
  • Google Slides, pour la création de présentation
  • Et et bien d’autres !

Comme vous le voyez, ce logiciel offre une gamme complète d’outils de communication, de collaboration et de gestion de projets. C’est l’idéal pour les Assistantes Virtuelles qui cherchent une solution tout-en-un pour gérer leur activité.

Prix : essai gratuit de 14 jours puis 5,75€ par mois.

Disponible via n’importe quel navigateur web.

Avec cette sélection minutieusement choisie, vous disposez de tous les outils nécessaires pour optimiser votre efficacité au quotidien et proposer une expérience client qui sort de l’ordinaire.

Que ce soit pour gérer vos projets, communiquer avec vos prospects, organiser votre emploi du temps, créer du contenu ou gérer votre administration, cette liste complète d’outils répond à tous vos besoins d’Assistante Virtuelle.

N’attendez plus pour les tester et découvrir comment ils peuvent transformer votre manière de travailler. Il vous suffira ensuite d’intégrer vos outils favoris à votre activité pour vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

PS : je sais que ce n’est pas toujours facile de faire les bons choix lorsqu’on est seule, que ce soit en termes d’outils, de logiciels, mais aussi de positionnement, de grille tarifaire, etc.

C’est pour cela que j’ai créé la formation Devenir Assistante Freelance en 90 jours : pour vous accompagner et vous guider dans la réussite de votre activité.

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