6 CONSEILS POUR ÉVITER LES RETARDS DE PAIEMENT ET NE PLUS AVOIR D’IMPAYÉS

6 CONSEILS POUR ÉVITER LES RETARDS DE PAIEMENT ET NE PLUS AVOIR D’IMPAYÉS

Exercer son activité en freelance est un plaisir, en revanche, devoir sans cesse relancer un ou plusieurs clients reste très contraignant et contre productif. Je vais vous expliquer ce que vous pourrez mettre en place au sein de votre structure pour vous assurer du règlement de vos factures. Pour cela, je vous recommande de suivre une procédure simple et efficace en 6 étapes pour éviter les retards de paiement et ne plus avoir d’impayés.

1er conseil : faites une mise au point en début de collaboration

Les bonnes habitudes s’acquièrent dès le départ. En tant qu’entrepreneure, vous tenez les rênes de votre entreprise, il est de votre devoir d’informer votre clientèle sur les règles établies au sein de votre structure. Lors du tout premier entretien d’échange avec votre client, lorsque vous abordez la question de votre tarification, précisez-lui que vous apprécierez de sa part un règlement au plus tôt, si possible à réception de la facture, voire dans les 7 jours qui suivent l’envoi de votre facture. Il n’y a aucune crainte à avoir vis à vis de votre client. Vous êtes indépendante et pour que votre activité soit viable, le règlement de vos prestations doit intervenir de façon régulière, de ce fait, n’hésitez pas à imposer en amont les bases de votre collaboration.

2e conseil : proposez des moyens de paiement simples et rapides à mettre en place

Il est important de faire figurer sur votre facture les différents moyens de paiement que vous acceptez. Que ce soit par virement, chèque ou espèce. Pour ma part ne n’ai privilégié qu’un seul et unique moyen de paiement, il s’agit du virement bancaire que je trouve simple, rapide et efficace à mettre en place. Comme vous le savez si vous me suivez depuis un moment, je collabore essentiellement à distance avec une clientèle basée dans toute la France et à l’international. Il me semble donc judicieux de proposer un moyen de paiement adapté. Concernant les autres modes de paiement, je trouve que le chèque nécessite un suivi assez long et contraignant. De la réception par courrier au dépôt à la banque, en passant par l’attente relative au délai d’encaissement… Sans compter que nul n’est à l’abri de recevoir un chèque impayé. 

3e conseil : soyez prévoyante et méthodique

Si vous optez pour le virement bancaire, je vous recommande vivement de mettre en pied de page de votre facture votre RIB, plus précisément votre IBAN bancaire ainsi que le BIC ou SWIFT. Vous verrez ces informations clairement mentionnées sur votre RIB professionnel. Il en va de même si vous choisissez de collaborer sur site pour une mission ponctuelle par exemple, assurez-vous d’être en mesure de fournir une facture le jour même et au mieux, juste avant de quitter les lieux pour éviter tout risque d’oubli ou de retards éventuels de paiement. Je vous conseille vivement de faire preuve de prévoyance pour ne laisser place à aucune faille, ni aucun frein qui puisse ralentir le processus dans le cadre du règlement attendu.

Lire aussi l’article : quels sont les recours face aux impayés

4e conseil : montrez le bon exemple, facturez au plus tôt

Lorsque vous envoyez votre facture mensuelle, veillez à l’envoyer au plus tôt, c’est à dire le dernier jour du mois. Par exemple, pour une prestation exercée à compter du 1er janvier, votre facture doit être envoyée le dernier jour du mois, soit le 31 janvier, au pire des cas le 1er février mais le plus tôt reste le mieux. Si vous avez pour habitude d’envoyer vos factures relativement tard, entre le 5 et le 10 du mois suivant par exemple, il ne faudrait pas vous étonner si votre client vous paie dans un délai d’autant plus long. De plus, en agissant ainsi vous envoyez un signal clair à votre client qui serait tenté de se dire que le règlement attendu n’est pas prioritaire. En tant qu’assistante et comme vous le savez, la gestion des priorités tient une place importante et la facturation en fait partie puisqu’elle a une influence directe sur le chiffre d’affaires perçu et donc sur la rémunération que vous allez ensuite vous reverser.

5e conseil : mieux vaut prévenir que guérir

D’une manière générale, il faut savoir que sans disposition contraire mentionnée sur la facture, le délai de paiement légal est de 30 jours à compter de l’émission de la facture. Si vous souhaitez obtenir un règlement avant le délai légal de 30 jours, vous devez tout simplement l’indiquer sur votre facture en apposant la mention « paiement à réception de la facture ». Vous pouvez également indiquer sur votre facture : “paiement attendu le…” avec la date désirée, soit un délai de 7 jours à réception de la facture par exemple. Notez également qu’il y a une autre mention à préciser sur votre facture, en cas de retard de paiement : “Conformément à l’article L.441-6 du code de commerce, des pénalités de retard, au taux annuel de 10 % et une indemnité de 40 € sont dues à défaut de règlement le jour suivant la date de paiement figurant sur la facture”.

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6e conseil : déployez le plan O tolérance

 Si au bout de 2 relances exprimées par email vous n’obtenez aucun règlement, je vous conseille d’arrêter toute prestation tant que le paiement n’a pas été réceptionné. Si vous vous apprêtez à facturer le mois en cours mais que le mois précédent n’a pas été réglé, vous pouvez activer le plan 0 tolérance pour éviter tout cumul de retard. Prenez bien soin d’informer (par écrit) votre client pour qu’il sache que vous cessez toute prestation jusqu’à régularisation de la facture en attente de règlement. Je reconnais que c’est une pratique assez radicale mais il est important d’agir avec fermeté pour ne pas vous retrouver le bec dans l’eau. Si cela venait à se reproduire à de nombreuses reprises, il faudrait peut-être songer à rompre la collaboration avec le client concerné, d’autant plus qu’une telle situation génère plus de stress au quotidien que de bénéfices en réalité.

Ce qu’il faut retenir : dans le cadre d’une collaboration et d’un point de vue facturation, il est important de démarrer sur des bases saines et solides. Les 6 conseils détaillés vous serviront de base que vous pourrez appliquer au sein de votre structure pour prévenir tout retard de paiement ou de factures impayées concernant le règlement de vos prestations. Je vous invite à me poser vos questions en commentaire… Avez-vous déjà été exposée à d’éventuels retards de paiement ? Si oui, quels ont été vos recours ?

Merci de votre fidélité !

Leslie

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