Cet article a été rédigé par Sindy Bajazet, Collaboratrice Juridique Indépendante et partenaire du blog.

La conservation des documents professionnels et personnels a pour objectif de permettre de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation.

Les délais de conservation diffèrent selon leur nature, la législation en vigueur ou l’usage auquel ils sont destinés.

En effet, certains documents doivent être conservés à vie, quand d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation.

Nous aborderons dans ce thème la durée de conservation relative aux documents courant de la vie quotidienne.

Commençons par le professionnel (entrepreneur ou une société). Voici la période minimale pendant laquelle l’entreprise doit nécessairement conserver les traces écrites de ses opérations pour disposer d’une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc.

• Documents civil et commerciaux

Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale

5 ans

Documents attestant de la fourniture de biens ou de services aux consommateurs (bons de livraison, PV de réception des travaux)

2 ans

Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

• Documents comptables

Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire etc.

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

• Documents bancaires

Relevés bancaires, talons de chèque…

5 ans

• Documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, impôts directs locaux, CFE, CVAE, TVA…) doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Ce délai commence à partir :

• de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
• ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Exemple : les éléments concernant les revenus de 2014, déclarés en 2015, doivent être conservés jusqu’à fin 2020.

• Documents sociaux (sociétés commerciales)

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.

• Documents relatifs à la gestion du personnel

• Sont à garder pendant 5 ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel (durant tout son salariat, puis pendant les 5 ans suivant son départ), les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT*, les déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite,
• Sont à garder pendant 3 ans minimum : les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail (pour les salariés sous forfait),
• Sont à garder pendant 1 an minimum : la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié,
• Sont à garder pendant une durée illimitée : tous les documents relatifs à la carrière du personnel et notamment les relevés de salaires annuels ou heures CPF*.

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

En effet, l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

S’agissant des documents liés aux questions familiales, ils doivent la plupart du temps être conservés de façon permanente.

C’est notamment le cas pour :

• les actes d’état civil (copies intégrales et extraits),
• les jugements de divorce ou jugements d’adoption,
• les contrats de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs),
• les livrets de famille et diplômes.

En matière d’assurance, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation doivent être conservés 2 ans à compter de la date du document, de même que le contrat d’assurance.

Les contrats d’assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l’assurance, dès qu’il a connaissance du contrat.

Les preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété doivent être conservées 10 ans.

Les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux doivent être conservés 3 ans après la durée de la location. Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vides ou meublés.

Les durées abordées dans cette thématique ne sont que des délais minimum. Il est conseillé dans l’absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée, et ce, pour éviter toute difficulté.

Conseil : pour gérer vos archives de façon numérique et éviter ainsi tout risque de perte, vous pouvez vous adresser à un service de stockage en ligne. Pour un chef d’entreprise, ce service présente différents avantages tels que :

• une diminution des risques de pertes ou de dégradation,
• un accès et un classement facilités,
• un partage des documents simplifiés.

*CHSCT : Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail

*CPF : Compte personnel de formation

Sindy Bajazet, Collaboratrice Juridique Indépendante