Pour commencer, je tenais tout simplement à vous préciser que cet article participe à l’évènement interblogueuses que j’organise et qui prend fin le 15 juin 2019. Si vous n’avez pas eu connaissance de ce Carnaval d’Articles, une petite mise à jour s’impose en cliquant ici. J’ai axé mon thème sur les méthodes que vous pourrez mettre en place dès aujourd’hui dans le but de rester zen et organisée. Comme vous le savez, en tant qu’Assistante Freelance vous disposez de plusieurs casquettes au sein d’une seule et même entreprise et je sais qu’il n’est pas toujours évident de gérer toutes les tâches qui vous incombent. Si il vous arrive parfois de perdre pied, je vous invite à découvrir les 3 méthodes que j’applique au quotidien.

1- To Do List : pour ou contre ? Le choix s’impose !

J’ai une révélation à vous faire et qui va sûrement vous surprendre, au risque de déclencher un tsunami ;-). La fameuse To Do List, vous savez celle qui ne désemplit pas et que nous avons tendance à surcharger encore et toujours… Après réflexion, j’ai fini par me demander si ma To Do List ne faisait pas plutôt office d’accessoire déco plutôt que mémo indispensable à mon organisation !

Avant de m’en séparer définitivement, j’ai testé durant 1 mois pour voir si je parvenais à gérer mon planning efficacement. Par la suite, je me suis rendue compte que j’étais moins stressée et avec du recul, j’ai vite compris que ma To Do List n’était pas indispensable à mon organisation, sachant qu’une seule action peut prendre plusieurs jours à concevoir. J’avais surtout besoin de noter le plan d’actions à mettre en place pour avancer de façon cohérente dans mes projets. Du coup, après chaque réalisation je prends soin de noter sur mon cahier de suivi les actions achevées. Depuis, je parviens à m’organiser en toute sérénité.

2- Gérer son temps pour mieux s’organiser

En matière d’organisation, le temps joue un rôle très important car il influe sur notre productivité. Pour vous organiser de façon structurée, il est nécessaire de vous accorder du temps en début ou en fin de semaine afin de faire le point sur vos objectifs à court terme. Pour ma part, j’ai pris l’habitude de définir mes objectifs et de planifier mes journées pour chaque semaine à venir. Pour cela, je prévois une journée dans le mois pour me consacrer à la gestion commerciale, la communication, la facturation ainsi que la petite comptabilité de mon entreprise. Ainsi, je dispose de plus de temps pour m’organiser au niveau de la gestion clientèle.

Par manque de temps, il nous arrive de négliger certaines actions car bien souvent nous avons ce réflexe de dire : « Je n’ai pas eu le temps de faire telle chose » mais en réalité ce n’est pas vrai. En reformulant l’idée, il est à noter que nous n’avons pas pris le temps de faire cette chose si importante. Bien que nous disposons de 24 heures dans une journée, il est de notre devoir  d’en tirer profit. C’est pour cette raison qu’il serait judicieux de prévoir une plage horaire pour chaque action à entreprendre. Sans oublier qu’il y a des choses que l’on peut difficilement anticiper comme les imprévus, alors pour palier à cela, je me réserve une demie journée par semaine où je m’engage à ne rien planifier.

3- Savoir jongler entre urgences et priorités

Vous êtes-vous déjà retrouvée face à un dilemme à devoir gérer plusieurs urgences à la fois, au point de ne pas savoir par où commencer ? Dans ce cas, il convient de se demander de quelle façon agir pour gérer au mieux les pics d’activité. Dans un premier temps, il faut savoir bien distinguer les tâches prioritaires, urgentes ou importantes pour ne pas se laisser envahir par la masse de travail. D’autant plus si vous collaborez avec plusieurs clients, vous devez être méthodique dans le cadre de votre organisation et faire preuve d’anticipation. Si j’en crois mon expérience, lorsque j’ai entamé la collaboration avec mon tout premier client, je me suis vite retrouvée à devoir gérer d’autres missions professionnelles. Sans une organisation bien rodée, il m’aurait été impossible de jongler entre les différents dossiers.

Ma méthode consistait tout simplement à réaliser au minimum 3 actions par jour, issues d’un concept que j’appelle la règle de 3. De cette façon, vous êtes consciente que chaque action réalisée et mise bout à bout, vous permettra d’avancer sereinement vers votre objectif hebdomadaire. Ainsi, à la fin de la semaine vous aurez cumulé pas moins de 15 actions sur une semaine de 5 jours, je vous laisse faire le calcul sur 1 mois de travail 😉 Pour tenir les délais et échéances, le meilleur moyen est d’anticiper afin de se libérer de certaines tâches. Par exemple, si j’ai une date butoire pour réaliser une prestation, je vais anticiper 2 ou 3 jours à l’avance.

Ce qu’il faut retenir : dès la semaine prochaine et comme convenu, vous découvrirez l’approche des blogueuses qui ont accepté de participer à ce Carnaval d’Articles. Oeuvrer à plusieurs sur un thème commun relève d’une belle initiative alors il serait dommage de ne pas en profiter. Vous l’avez compris, ce que nous avons de plus précieux tient en 5 lettres : le « temps », prenez soin de le gérer avec précaution afin de vous organiser sereinement. Si vous éprouvez des difficultés pour allier temps et organisation, rien ne vous empêche de tester ces méthodes approuvées par mes soins. A votre tour, dîtes-moi dans les commentaires comment vous parvenez à rester zen et organisée au quotidien ?

Merci de votre fidélité et à très vite !

Leslie