Vous avez acquis une solide expérience en tant qu’assistante salariée en entreprise et vous envisagez de vous lancer à votre compte ?

Créer votre propre entreprise d’aide administrative peut être la prochaine étape dans votre parcours professionnel !

Dans cet article, je vous détaille les 3 étapes essentielles à suivre pour créer votre entreprise d’Assistante Freelance. Mais avant d’entrer dans les détails, commençons par un rappel de ce qu’est, concrètement, l’aide administrative.

Prête à franchir ce nouveau cap dans votre carrière ?

Alors suivez le guide !

Une aide administrative, qu’est-ce que c’est ?

Aide administrative ou Assistanat Virtuel… Rassurez-vous, ces deux termes correspondent au même métier ! Il consiste à fournir un support opérationnel et administratif à distance aux entrepreneurs indépendants et chefs d’entreprise.

En tant qu’assistante en freelance, votre rôle est d’épauler vos clients dans la gestion de leurs tâches administratives quotidiennes, de les alléger au maximum, ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier.

Cela peut inclure :

• la gestion des e-mails
• la planification des réunions et rendez-vous
• la rédaction de documents professionnels
• la gestion des démarches administratives
• la mise en place de process structurés
• et bien plus encore !

Finalement, vous êtes un peu leur bras droit virtuel. Vous les aidez à rester organisés, efficaces et concentrés sur la croissance de leur entreprise.

Dernière chose à savoir, et pas des moindres : votre valeur réside dans votre capacité à offrir un service personnalisé, adapté aux besoins spécifiques de chaque client. Le tout, en assurant un travail de qualité et un haut niveau de professionnalisme !

3 étapes pour créer son entreprise d’aide administrative

Créer son entreprise d’aide administrative en freelance demande une préparation minutieuse et une bonne connaissance des différentes étapes à suivre.

Vous ne savez pas par où commencer ?

Pas de panique ! Voici un guide détaillé pour vous aider à franchir ce cap avec succès !

1. Analyser le marché avant de créer son entreprise

Avant de vous lancer dans la création de votre entreprise d’Assistanat Virtuel et Administratif, vous devez réaliser une analyse du marché.

En effet, cette étape vous permet de :

• comprendre la demande des clients
• évaluer la concurrence
• identifier les opportunités de votre secteur

Vous pourrez ainsi connaître les services proposés par d’autres entreprises similaires et déterminer votre positionnement sur le marché. C’est une étape très importante pour vous aider à définir vos offres de service et à identifier votre public cible.

💡 D’ailleurs, je vous recommande d’effectuer ce travail de veille de manière régulière pour toujours être informée des dernières tendances de votre marché et de l’activité de ses acteurs.

2. Choisir son statut juridique et réaliser les formalités administratives

Vous avez à présent une meilleure compréhension de votre marché ?

Alors, il est temps de choisir le statut juridique de votre (future) entreprise.

Les options les plus courantes, pour les Assistantes Freelance, sont la création d’une micro-entreprise ou d’une entreprise individuelle.

Cependant, il en existe bien d’autres : l’EURL et la SASU par exemple qui sont des sociétés accessibles aux indépendants.

Avant de prendre votre décision, comparez les avantages et inconvénients de chaque statut et choisissez celui qui convient le mieux à votre situation, que ce soit du côté de :

• la fiscalité
• la responsabilité
• les frais à engager
• les démarches à effectuer
• etc.

Découvrez ici les conseils d’une juriste pour choisir le bon statut juridique !

Une fois votre statut choisi, vous devez déclarer en ligne la nature de votre activité au guichet unique pour obtenir un numéro SIRET qui vous est propre.

Vous venez de créer votre entreprise d’aide d’administrative, félicitations !

💡 Pour terminer, voici 2 formalités supplémentaires, qui sont cependant facultatives :

• l’ouverture d’un compte bancaire “professionnel”, qui n’est pas obligatoire en micro, un compte dédié à votre activité suffit
• la souscription à une assurance Responsabilité Civile Professionnelle pour votre activité d’Assistante Virtuelle Indépendante qui est, quant à elle, fortement recommandée

3. Mettre en place une stratégie marketing

Maintenant que votre entreprise d’aide administrative est enregistrée, parlons communication. Car il est temps de mettre en place une stratégie marketing pour promouvoir vos services et attirer des clients, vous ne pensez pas ?

Pour cela, commencez par définir :

• la cible de votre choix
• les services que vous souhaitez proposer
• vos objectifs marketing (communication, prospection, réseau…)

Ces 3 piliers sont vraiment la base d’une stratégie efficace !

Créez ensuite un plan marketing détaillé. Je vous recommande d’y inclure les canaux de communication que vous souhaitez utiliser (site web, réseaux sociaux, networking, etc.) et les actions que vous allez mettre en place pour promouvoir votre entreprise.

Et très important : n’oubliez pas d’intégrer des mesures de suivi et d’analyse à votre plan d’action. C’est indispensable pour évaluer l’efficacité de votre stratégie et apporter des ajustements si nécessaire.

💡 Pour avoir suffisamment de recul sur vos résultats, je vous recommande de mettre en place votre stratégie de communication sur 90 jours. À la fin de ces 3 mois, vous pourrez ensuite prendre le temps de faire le point et de rectifier le tir pour les 90 prochains jours !

Si vous suivez ces 3 étapes, vous serez sur la bonne voie pour créer votre entreprise d’aide administrative et démarrer votre activité en freelance avec succès !

Besoin d’aide pour vous lancer sereinement en tant qu’Assistante Virtuelle et Administrative ?

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Création d’une entreprise d’Assistanat Virtuel : quelles sont les ressources nécessaires ?

Vous avez maintenant franchi les premières étapes de la création de votre entreprise d’aide administrative.

Et si nous nous penchions sur les ressources nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de votre activité ?

Les compétences et qualités

J’en ai parlé plus haut : l’Assistante Freelance est en mesure de proposer des services adaptés aux besoins de chacun de ses clients, tout en réalisant un travail de qualité.

Pour cela, elle doit être :

• polyvalente
• organisée, rigoureuse et méthodique
• curieuse
• autonome
• persévérante
• dotée d’une aisance relationnelle
• capable de faire preuve d’écoute

Découvrez plus de détails sur les qualités requises dans cet article.

Les outils utiles

Pour mener à bien vos missions d’Assistanat Virtuel, vous aurez également besoin de certains outils et logiciels.

Les outils indispensables :

• ordinateur, portable ou de bureau en guise d’outil principal de travail
• connexion Internet fiable et rapide, pour assurer une communication fluide avec vos clients
• webcam et un micro de qualité, pour les visioconférences professionnelles
• téléphone portable, pour rester facilement joignable et en contact avec vos clients

Les outils facultatifs, mais très utiles :

• outils de communication, comme Zoom, Slack ou encore WhatsApp, pour faciliter les échanges avec vos clients, que ce soit par message ou visioconférence
• logiciel de gestion de projet, comme Trello, pour mieux organiser vos tâches et suivre l’avancement de vos projets
• outil de gestion du temps, comme Toggl, pour vous aider à suivre le temps passé sur chaque tâche et optimiser votre productivité
• cloud en ligne, comme Google Drive, pour fluidifier le stockage et le partage de fichiers avec vos clients

Bonus : 3 clés pour développer son entreprise d’aide administrative

Maintenant que vous avez créé et mis en place les bases de votre entreprise d’aide administrative, il est temps de vous concentrer sur son développement et sa croissance.

Et pour vous y aider, je vous livre ici 3 clés essentielles pour vous aider à devenir une Assistante Virtuelle à succès et à pérenniser votre activité !

Clé n°1 : avoir une bonne gestion du temps

Ce n’est pas pour rien que je vous ai proposé un outil de gestion du temps dans la rubrique précédente.

En effet, avoir une bonne gestion du temps est crucial pour faire prospérer votre entreprise d’aide administrative. Sans ça, vous risquez vite de vous retrouver débordée et surtout, de ne pas être rentable sur le long terme…

Je vous conseille donc de :

• travailler sur votre emploi du temps, de manière à maximiser votre productivité et à répondre aux besoins de vos clients le plus efficacement possible
• procéder par ordre de priorité, pour travailler d’abord sur les tâches les plus importantes et / ou les plus urgentes
• utiliser un outil de gestion du temps pour comprendre la répartition de votre temps de travail et identifier les domaines où vous pouvez améliorer votre efficacité

💡 Mon conseil bonus : pour optimiser votre productivité et dédier un maximum de temps aux actions les plus importantes pour votre entreprise, coupez toute distraction pendant vos plages horaires de travail !

Clé n°2 : mettre en place une stratégie de fidélisation client efficace

La fidélisation des clients est un élément clé de la croissance et de la pérennité de votre entreprise.

Eh oui, conserver vos clients existants est souvent plus rentable que d’en acquérir de nouveaux !

Tout d’abord, prenez le temps d’entretenir une relation de proximité avec vos clients, en restant en contact régulier avec eux. Cela peut se faire par le biais d’e-mails personnalisés ou de simples appels téléphoniques pour prendre des nouvelles.

Ensuite, assurez-vous de toujours offrir une expérience client 5 étoiles. Soignez votre travail, respectez les délais et soyez réactive à leurs besoins. C’est en offrant un service exceptionnel que vous renforcez la confiance de vos clients. Vous les incitez ainsi à revenir vers vous pour leurs besoins futurs.

Enfin, la personnalisation est également très importante. Montrez à vos clients que vous les connaissez et que vous comprenez leurs besoins spécifiques. Adaptez vos services en fonction de leurs préférences et proposez-leur des solutions sur mesure qui répondent parfaitement à leurs attentes.

Bref, je vous recommande vraiment d’investir dans des relations durables avec vos clients. Vous verrez que c’est extrêmement bénéfique pour votre activité d’Assistante Freelance.

💡 Mon conseil bonus : proposez à vos clients des avantages exclusifs. Par exemple : des forfaits avantageux ou des cadeaux personnalisés pour les remercier de leur fidélité.

Clé n°3 : développer son réseau pour faire évoluer son entreprise et élargir sa clientèle

Dernière clé utile pour faire prospérer votre entreprise d’aide administrative : développer votre réseau professionnel.

En effet, le bouche-à-oreille est l’un des moyens les plus efficaces de trouver de nouveaux clients, alors assurez-vous de cultiver des relations positives avec vos consœurs, clients actuels et anciens clients.

Vous pouvez, par exemple :

• participer à des événements de réseautage (salons, séminaires, networking…)
• utiliser les réseaux sociaux pour élargir votre portée
• collaborer avec des professionnels ayant une expérience complémentaire à la vôtre par le biais de partenariats

💡 Mon conseil bonus : soyez proactive pour développer votre réseau. Ne vous contentez pas d’attendre que les opportunités se présentent à vous, mais recherchez plutôt des moyens de réseauter efficacement et de créer de nouvelles occasions de trouver des clients.

Et si vous voulez encore plus d’astuces concrètes pour attirer vos futurs clients, téléchargez mon guide offert “7 actions à réaliser pour trouver des clients”.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour créer votre entreprise d’aide administrative et la développer avec succès. De l’analyse du marché à la mise en place d’une stratégie marketing efficace, vous êtes prête à relever tous les défis !

N’oubliez pas que la réussite de votre entreprise dépend également de votre capacité à évoluer et à vous adapter aux besoins de vos clients. Pour y faire face, continuez à vous former, à développer vos compétences et à rester à l’affût des nouvelles tendances de votre secteur.

D’ailleurs, si vous souhaitez aller plus loin dans votre parcours entrepreneurial et accélérer votre croissance professionnelle, découvrez dès maintenant ma formation Devenir Assistante Freelance en 90 jours. Ce programme complet vous fournit les outils et les connaissances nécessaires pour créer et développer avec succès votre entreprise d’aide administrative.

Et n’oubliez pas que le succès ne vient pas du jour au lendemain, mais avec de la persévérance, de la détermination et un plan d’actions solide.

C’est ainsi que vous pourrez atteindre vos objectifs professionnels et gagner votre indépendance financière comme vous l’avez toujours désirée !