En tant qu’Assistante Freelance, vous disposez d’une grande liberté dans l’exercice de votre fonction. En effet, vous avez le choix de collaborer sur site, c’est à dire en lieu et place du client ou dans la cas contraire, à distance depuis votre domicile. Pour ma part et comme vous le savez sûrement, j’exerce mon activité principalement à distance. Le monde du digital offre aujourd’hui de nombreuses possibilités pour faciliter l’échange et la communication. Pour mener à bien vos missions professionnelles et si cela peut vous aider, je vous propose un tour d’horizon sur les outils que j’utilise pour collaborer à distance avec mes clients.

Mes outils de communication en ligne

Afin de préserver la qualité des échanges avec ma clientèle, voici la liste des outils de communication que j’utilise gratuitement et au quotidien :

1- Skype est un outil de messagerie instantanée qui me permet de dialoguer gratuitement en ligne ou en vidéo avec mes clients. En l’utilisant, vous aurez la possibilité d’échanger différents fichiers. Skype facilite grandement le travail en équipe grâce à ses fonctionnalités avancées. Vous pourrez également organiser des réunions, entretiens, rendez-vous réguliers et même partager vos écrans respectifs. Figurez-vous que mon premier entretien professionnel à eu lieu sur Skype en visioconférence. A l’issue de cet échange, j’ai décroché ma toute première mission professionnelle dont je garde un excellent souvenir 😉

2- Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers. En terme d’organisation, Google Drive est très pratique car il permet de classer, répertorier et ordonner différents fichiers aux formats : image, photo, vidéo, texte… Au sein de votre interface, il vous est possible de créer directement des documents du type : Google Docs (traitement de texte), Sheets (tableur) et Slides (présentation). D’ailleurs, j’utilise Google Drive avec la majorité de mes clients et j’apprécie particulièrement ce mode de fonctionnement à la fois simple et pratique.

Lors de la facturation mensuelle, j’adresse à chaque client un document Google Sheets tenant compte des heures effectuées par mes soins, dans le cadre de notre collaboration. L’avantage c’est que mes clients peuvent consulter en temps réel et à n’importe quel moment ce fichier partagé, via un simple lien d’accès. Cela leur permet également de maitriser leur budget avec souplesse et discipline. A partir d’un seul et même fichier, vous avez la possibilité de consulter et d’éditer un listing ou un tableau de suivi de projet entre plusieurs collaborateurs.

3- WhatsApp est une application mobile multiplateforme qui fournit un système de messagerie instantanée. L’avantage de cette application c’est qu’elle peut être utilisée aussi bien via Internet que par les réseaux mobiles. Je dois avouer que WhatsApp est devenu mon outil fétiche car il me permet de rester opérationnelle et de faire preuve de réactivité, notamment lorsque je suis en déplacement. Cette application me fait gagner un temps précieux car j’ai la possibilité de transmettre un message à l’écrit comme à l’oral. Mes collaborateurs l’apprécient et l’utilisent aussi. De plus, il est possible de créer des groupes d’échange entre plusieurs personnes autour d’un seul et même projet.

4- LastPass est un gestionnaire de mots de passe qui enregistre de façon sécurisée des mots de passe existants. Pour vous expliquer un peu son fonctionnement, LastPass permet d’accéder à plusieurs plateformes en ligne (agence de voyage, réservation de vol, train, hôtel, autorépondeur…)  sans avoir à rechercher et à taper le mot de passe à chaque connexion. Dès lors que vous avez enregistré un mot de passe dans LastPass, il est toujours disponible au bon moment pour une authentification simple et rapide. Ce système vise à protéger les données de vos clients contre le piratage. Je vous recommande de le tester si vous ne voulez plus perdre de temps à rechercher les identifiants / accès / mots de passe de vos clients !

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5- Trello est un outil d’organisation et de gestion de projets en ligne qui dispose d’une application dédiée. Simple d’utilisation, Trello vous permet d’organiser les tâches de la semaine, vos projets au trimestre ou sur l’année.  Cet espace collaboratif vous permet également de suivre et de partager l’avancée des différents projets dans le cadre de vos missions professionnelles. Afin de vous organiser au mieux, vous avez la possibilité de créer des colonnes qui font état de l’avancée de votre travail, exemple : « A faire », « En cours », « Livré », « Validé ». L’utilisation de Trello est simple et intuitive, il suffit de commencer pour ne plus s’en passer !

6- Zoom est un outil de visioconférence en ligne. Ce logiciel de communication combine vidéoconférence, audioconférence, réunion en ligne et discussion par le biais du tchat. Zoom permet également à l’organisateur de la réunion d’enregistrer tout ou partie de la réunion au format audio et vidéo. Lorsque j’envisage de planifier une réunion, je me connecte via l’outil en précisant l’heure et la date du rendez-vous. Ensuite, Zoom me génère un lien d’accès direct que je communique par email à la personne concernée. J’utilise Zoom pour organiser mes rendez-vous et entretiens professionnels avec mes clients mais aussi avec l’équipe de collaborateurs qui accompagne mes clients. Concernant cet outil, il est à noter que je l’utilise via les identifiants de mes clients qui optent pour des fonctionnalités plus avancées (donc payantes).

7- WeTransfer : WeTransfer est un service de transfert de fichiers que j’utilise principalement lorsque je dois envoyer du contenu vidéo aux prestataires qui collaborent avec mes clients. WeTransfer permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go avec la version gratuite et jusqu’à 20 Go avec la version payante « WeTransfer Plus ». Lorsque vous aurez à envoyer des fichiers aux formats volumineux comme des vidéos par exemple, pensez à utiliser WeTransfer, en un simple clic vos fichiers seront envoyés rapidement.

Ce qu’il faut retenir : pour collaborer à distance avec efficacité, il est nécessaire d’entretenir une communication sans faille avec votre clientèle. Je vous invite à tester ces outils qui m’apportent entière satisfaction, ainsi, cela me permet de gagner en temps et en productivité. Grace à ces 7 outils, j’ai l’opportunité de pouvoir échanger et collaborer avec mes clients situés à Montréal, au Cameroun, sur Nantes, en Guadeloupe, en passant par Nice et la Bretagne.

Il est à noter également qu’une bonne connexion Internet est indispensable pour un résultat optimal. Si vous utilisez à ce jour d’autres outils dont vous ne pouvez plus vous passer, n’hésitez pas à les partager en commentaire. Si cet article vous à plu, vous êtes libre de partager ces outils auprès des personnes de votre entourage qui pourraient en avoir besoin.

A très vite !

Leslie